Was kostet Sie die Bearbeitung einer Rechnung?

Die meisten Häuser kennen ihr Rechnungsvolumen genau und den Aufwand dahinter gar nicht. Rechnen Sie mit, so wie es Ihnen leichter fällt.

aequitixx

Alle Werte lassen sich jederzeit ändern. Die Vorschläge sind Erfahrungswerte aus unseren Projekten, hier für ein Haus mit rund 21.000 Eingangsrechnungen im Jahr. Das Ergebnis rechnet sich bei jeder Änderung sofort neu.

Zum Vergleich: IW Consult kam 2025 in einer Befragung von über 200 mittelständischen Unternehmen auf durchschnittlich 9 Minuten für eine Eingangsrechnung auf Papier und 6 Minuten für eine E-Rechnung. Rechnungen ohne Bestellbezug dauern länger, weil Rückfragen im Haus dazukommen.

Personalaufwand der Rechnungsbearbeitung pro Jahr

201.250,00 €

Zeitaufwand

4.025 Std

Mögliche Entlastung

69.500 €

Belegvolumen

Alle Lieferantenrechnungen, unabhängig vom Format
Stk
Wartung, Fremdleistung, Labor, alles ohne vorherige Bestellung
%

Zeitaufwand

Die meisten Häuser können die Minuten je Beleg nicht sicher schätzen, weil ein Teil der Arbeit außerhalb der Buchhaltung anfällt. Dann rechnen Sie andersherum, über Ihre Personalstärke.

Bestellung und Wareneingang liegen vor. Unter drei Minuten ist eine vollständige Bearbeitung über alle Stellen nicht realistisch.
Min
Zuständigen finden, Leistung bestätigen lassen, Rückfragen klären
Min
Bruttolohn zuzüglich Lohnneben- und Gemeinkosten
€/h

Entlastung mit aequitixx

Zwei Annahmen dazu, wie viel Bearbeitungszeit je Beleg wegfällt. Rechnen Sie vorsichtiger oder mutiger, wenn Sie Ihr Haus anders einschätzen.

Das System gleicht Rechnung, Bestellung und Wareneingang ab. Eingreifen muss nur noch jemand bei Abweichungen. Vorschlag 40 %: so viel läuft nach unserer Erfahrung schon bei herkömmlichen Systemen ohne Eingriff durch.
%
Die Rechnung geht digital an die Person, die sie freigeben muss, Kontierung und Sachkonto schlägt das System vor. Vorschlag 30 %: etwas weniger als das Drittel, das IW Consult allein für den Wechsel von Papier zur E-Rechnung ermittelt hat.
%

Wo die Zeit tatsächlich hingeht

Anteil an den Belegen65 % / 35 %
65 %
35 %
Anteil an der Bearbeitungszeit45 % / 55 %
45 %
55 %
mit Bestellbezugohne Bestellbezug

Mögliche Entlastung pro Jahr

BelegartStundenPersonalkosten
mit Bestellbezug72836.400 €
ohne Bestellbezug66233.100 €
zusammen1.39069.500 €

Das entspricht rund 0,9 Stellen, gerechnet mit 1.600 produktiven Stunden je Stelle.

35 % Ihrer Belege binden 55 % Ihrer Bearbeitungszeit.

Kosten je Beleg mit Bestellbezug

6,67 €

Kosten je Beleg ohne Bestellbezug

15,00 €

Verhältnis

2,3-fach

In die Zwischenablage kopiert

Die vollständige Auswertung

Kosten je Beleg, die Verteilung als Satz zum Weitergeben und die Aufstellung mit der möglichen Entlastung als Notiz für Ihre Geschäftsführung. Wir schalten sie frei und schicken sie Ihnen zu.

Alle Werte sind Annahmen. Die Vorschläge sind Erfahrungswerte aus unseren Projekten, keine Messung in Ihrem Haus. Der Personalaufwand rechnet Ihren heutigen Aufwand zusammen. Die Entlastung ergibt sich allein aus den beiden Prozentwerten, die Sie oben einstellen. Wie viel davon in Ihrem Haus erreichbar ist, hängt von Lieferanten, Stammdaten und Freigabewegen ab.

Was hier nicht mitgerechnet ist:

Der errechnete Aufwand ist damit eine Untergrenze, keine Obergrenze.

Vergleichswerte: IW Consult, Wenn sich Digitalisierung rechnet. Potenziale der Digitalisierung von Finanzprozessen im deutschen Mittelstand, Studie für die Partnerschaft für Finanzdigitalisierung, November 2025.

aequitixx verarbeitet die Lieferantenrechnungen von über 300 Einrichtungen des deutschen Gesundheitswesens.