Darf diese Rechnung noch auf Papier kommen?

Seit 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung, mit Übergangsfristen bis Ende 2027. Ein paar kurze Fragen, und Sie wissen, ob Ihr Lieferant noch Papier oder ein PDF schicken darf.

Wann wurde geliefert oder geleistet?

Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, nicht das Rechnungsdatum.

bis Ende 2026 im Jahr 2027 ab 2028

Wo hat der Lieferant seinen Sitz?

in Deutschland im Ausland

In welchem Format kommt die Rechnung?

Papier PDF oder Bild per Mail EDI-Verfahren XRechnung oder ZUGFeRD

Trifft eine dieser Ausnahmen zu?

Der Rechnungsbetrag liegt bei höchstens 250 € brutto. Es ist ein Fahrausweis, etwa eine Bahnfahrkarte. Der Lieferant ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Die Leistung ist steuerfrei nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Miete, eine Versicherung oder eine ärztliche Heilbehandlung.

Wie hoch war der Umsatz des Lieferanten im Jahr 2026?

Gemeint ist sein gesamter Umsatz im Vorjahr. Die Grenze gilt nur für Leistungen im Jahr 2027.

höchstens 800.000 € mehr als 800.000 € weiß ich nicht

Ergebnis

Text für Ihren Lieferanten

Zum Kopieren und Anpassen. Die Angaben in eckigen Klammern ergänzen Sie.

In die Zwischenablage kopiert

So läuft die Umstellung

Seit 1. Januar 2025Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen annehmen können, auch Ihr Haus.
Für Leistungen bis Ende 2026Jeder Lieferant darf noch auf Papier abrechnen. Ein PDF braucht Ihre Zustimmung.
Für Leistungen im Jahr 2027Papier und PDF nur noch von Lieferanten mit höchstens 800.000 € Umsatz im Vorjahr. EDI-Verfahren bleiben für alle zulässig.
Ab 1. Januar 2028E-Rechnung für alle Lieferanten mit Sitz in Deutschland. Die Ausnahmen für Kleinbeträge, Fahrausweise, Kleinunternehmer und steuerfreie Leistungen bleiben.

Rechtsstand Oktober 2026. Grundlage sind § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, die §§ 33, 34 und 34a UStDV sowie die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Das Werkzeug ersetzt keine steuerliche Beratung.

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