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Vom Posteingang bis zur Buchung

aequitixx deckt den ganzen Weg einer Eingangsrechnung ab. Sie beginnen mit dem, was Ihr Haus heute braucht, und bauen später aus. Alles läuft im Browser und in derselben Umgebung.

GrundausstattungBausteineArchiv und SicherheitAnbindungAuswertungen

Grundausstattung

Zwei Stufen, eine Umgebung

Der Einstieg kann mit dem Empfang von E-⁠Rechnungen beginnen, die Bearbeitung kommt im zweiten Schritt dazu. Beide Stufen laufen ohne Installation an den Arbeitsplätzen, Updates und Wartung übernimmt aequitixx.

Stufe 1Einstieg

Basispaket E-⁠Rechnung

Der Einstieg, wenn zunächst der Empfang sicher laufen soll

  • XRechnung, ZUGFeRD und weitere Formate nach EN 16931 annehmen
  • Format wird automatisch erkannt und nach EN 16931 geprüft
  • PDF und Briefpost nimmt derselbe Eingang weiter an
  • Archiv nach GoBD, gesichert an zwei Standorten in Deutschland
Stufe 2voller Ablauf

wi[KI]class® Workflow

Wenn jede einzelne Rechnung weniger Arbeit machen soll

  • Jede Rechnung wird bis auf Positionsebene ausgelesen, Dubletten werden erkannt
  • Kontierungsvorschläge für Sachkonto und Kostenstelle
  • Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, bei Übereinstimmung Buchung ohne Zutun
  • Freigabe mit Vertretungsregeln, im Büro, im Homeoffice oder unterwegs
  • Kennzahlen zu Durchlaufzeit, Skonto und Eingangsformaten

Bausteine

Bausteine für einzelne Bereiche

Welche Bausteine sich lohnen, entscheiden Ihre Systeme und die Abteilungen, die mitarbeiten. In der Erstuntersuchung klären wir, womit Sie anfangen.

Für den Einkauf

Bestellabgleich (connect.MMS)

Prüft jede Rechnungsposition gegen Bestellung und Wareneingang in ORBIS oder SAP. Abweichende Mengeneinheiten und Nebenkosten werden erkannt.

Beschaffungsreporting

Zeigt Preise, Mengen, Nebenkosten und genutztes Skonto je Artikel und Lieferant, auch für Rechnungen ohne Bestellung.

Konditionenkontrolle

Gleicht abgerechnete Preise mit den vereinbarten Konditionen ab. Für Mitglieder der clinicpartner eG.

Für die Finanzbuchhaltung

Verbundverrechnung

Leistungen zwischen den Gesellschaften eines Verbunds werden weiterberechnet, mit Diamant oder ORBIS E+S.

Lieferscheine

Lieferscheine werden eingescannt und der richtigen Rechnung zugeordnet.

Fallbezug

Bei Konsiliar- und anderen fallbezogenen Rechnungen erkennt aequitixx die Fallnummer und schlägt die Kostenstelle aus ORBIS vor.

Für die Fachbereiche

Küche

Lebensmittelrechnungen werden mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen.

Haustechnik

Rechnungen werden über die Aufträge aus Ihrer Software für die Haustechnik zugeordnet.

Procure to Pay

Fachabteilungen bestellen Kleinmaterial über GHX oder Unite. Die Rechnung wird automatisch mit der Bestellung abgeglichen.

Archiv und Sicherheit

Jeder Beleg vollständig, unverändert und auffindbar

Für die Abschlussprüfung zählt, dass sich jede Rechnung samt Freigabeweg lückenlos nachvollziehen lässt. Das Archiv von aequitixx übernimmt das, ohne dass Ihre IT dafür eigene Archivsysteme pflegen muss.

  • Zertifiziert nach ISO/⁠IEC 27001Die internationale Norm für Informationssicherheit, geprüft von einer unabhängigen Zertifizierungsstelle.
  • Unveränderbar nach GoBDWas im Archiv liegt, kann niemand mehr verändern.
  • Doppelt gesichertIn zwei getrennten, ISO-⁠zertifizierten Rechenzentren an unterschiedlichen Standorten in Deutschland.
  • Schnell gefundenSuche im gesamten Bestand, Zugriff auf den Beleg direkt aus der Finanzbuchhaltung.
  • Lückenlos protokolliertJeder Freigabeschritt ist dokumentiert und für Prüfungen jederzeit vorzeigbar.
  • Langzeitarchiv mit PartnerDie Langzeitarchivierung erfolgt gemeinsam mit der Proxess GmbH.

Anbindung

Anbindung an Ihre Systeme

Bestell- und Buchungsdaten wandern direkt zwischen aequitixx und Ihren Systemen. Niemand exportiert Listen oder tippt Daten ein zweites Mal ab.

Materialwirtschaft

  • SAP MM
  • ORBIS
  • AMOR 3
  • Infor M3

Finanzbuchhaltung

  • SAP FI
  • ORBIS E+S
  • Diamant
  • DATEV
  • Amondis

Bestellplattformen

  • GHX
  • Unite
  • cpXchange

Auswertungen

Auswertungen, die nebenbei entstehen

Weil jede Rechnung bis auf die Position ausgelesen wird, entsteht nebenbei eine Datenbasis für Finanzbuchhaltung, Einkauf und Geschäftsführung.

  • DurchlaufzeitWie lange Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung brauchen.
  • SkontoWelches Skonto genutzt wurde und welches verfallen ist.
  • EingangsformateWelche Lieferanten schon als XRechnung oder ZUGFeRD liefern.
  • Preise und MengenWas jeder Artikel bei welchem Lieferanten kostet, mit Vergleich zum Vorjahr.
  • WeiterverarbeitungStandardberichte in der Anwendung, Anbindung an BI-⁠Werkzeuge möglich.

Schematische Ansicht mit Beispieldaten

Welche Bausteine passen zu Ihrem Haus?

Das klären wir in der Erstuntersuchung, 30 Minuten mit Ihren Zahlen.

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